Vad är ett HR-system?
Ett HR-system (Human Resources-system) är en mjukvarulösning som hjälper företag att effektivt hantera och optimera sina HR-uppgifter. Från rekrytering och onboarding till lönehantering och medarbetarengagemang, ett HR-system ger en centraliserad plattform för alla HR-aktiviteter. Digital transformation bidrar till att förbättra effektiviteten, minska administrativa bördor och säkerställa att ditt företag följer de senaste lagkraven. För många organisationer är steget från manuella rutiner till digitala processer en utmaning, men även en möjlighet till stora förbättringar.
De 7 HR-faktorerna
-
- Rekrytering: Automatiserade verktyg för att hitta och attrahera de bästa talangerna.
- Onboarding: Effektivisera din process för att få nya medarbetare att komma igång snabbt.
- Lönehantering: Säkerställer korrekt och tidsenlig utbetalning av era löner.
- Medarbetarengagemang: Verktyg för att mäta och förbättra era medarbetares tillfredsställelse.
- Prestationshantering: Följ upp och utvärdera dina medarbetares prestationer.
- Kompetensutveckling: Planera och administrera utbildningsprogram.
- Efterlevnad: Säkerställer att ditt företag följer alla relevanta lagar och regler.
Teori och praktik
Att implementera ett HR-system innebär en kombination av teori och praktik. Teoretiskt sett måste systemet uppfylla vissa standarder och krav för att vara effektivt. Praktiskt sett behöver det anpassas till den unika kulturen och strukturen i ditt företag. Genom att samarbeta med experter och konsulter kan du säkerställa att ditt system inte bara fungerar i teorin, utan även i praktiken.
Vad gör ett HR-system och vad är HR-processer?
Ett HR-system stödjer alla HR-processer, från anställning till avslut. Dessa processer inkluderar rekrytering, onboarding, lönehantering, prestationshantering, medarbetarengagemang och kompetensutveckling. Med ett HR-system kan du automatisera och förbättra dessa processer, vilket leder till ökad effektivitet och en bättre upplevelse för dina medarbetare.
- Organiserar och hanterar personaldata: Ett HR-system organiserar, hanterar och administrerar all personaldata effektivt.
- Automatisering sparar tid och minskar fel: Genom att automatisera HR-processer sparar du tid och minskar risken för misstag.
- AI inom HR: Nyligen har AI blivit allt viktigare inom HR, vilket bidrar till ännu effektivare processer.
- Bättre insikt och rapportering: En centraliserad plattform ger bättre insikt och möjliggör omfattande rapportering.
- Förbättrat medarbetarengagemang och tillfredsställelse: Tid till strategiska HR-processer leder till högre engagemang och nöjdare medarbetare.
FAQ
- Vad är ett HR-system?
Ett HR-system är en mjukvarulösning designad för att hantera och optimera HR-aktiviteter i ett företag. - Vad är HR-processer?
Exempel på HR-processer är rekrytering, onboarding, lönehantering, prestationshantering och kompetensutveckling. - Hur väljer jag rätt HR-system?
Välj ett skalbart system som uppfyller dina specifika behov och integreras väl med andra system. Gör en lista på nuvarande behov och ta kontakt med rådgivare för att upptäcka nya möjligheter. - Är ett HR-system ett ERP-system?
Nej, ett HR-system fokuserar på HR-aktiviteter, medan ett ERP-system täcker ett bredare spektrum av affärsprocesser. - HRIS vs ERP, vad är skillnaden?
HRIS (Human Resource Information System) fokuserar på HR, medan ERP (Enterprise Resource Planning) täcker hela organisationens behov. - Är SuccessFactors ett HRIS? Ja, SuccessFactors är ett HRIS, men det är mer än bara det. Det är också ett strategiskt HRM-verktyg.
- Hur påverkar digital transformation HR-arbetet? På alla vis. Att lämna manuella arbetssätt och processer bakom sig för att istället implementera moderna, digitala lösningar ger nye möjligheter.
- Vilka är de fyra typerna av HRM-system?
- HRIS (Human Resource Information System)
- HRMS (Human Resource Management System)
- HCM (Human Capital Management)
- HXM (Human Experience Management)
- Vilka är de 7 HR-faktorerna?
De 7 HR-faktorerna är rekrytering, onboarding, lönehantering, medarbetarengagemang, prestationshantering, kompetensutveckling och efterlevnad.
HRIS, HRM-system och ERP
ERP-system täcker en bredare palett av affärsprocesser, inklusive HR, ekonomi, produktion och leveranskedja. Ett HRIS (Human Resource Information System) är ett verktyg som hjälper företag att hantera HR-uppgifter. Ett HRM-system (Human Resource Management System) tar det ett steg längre genom att inkludera strategiska HR-funktioner. För att ytterligare utveckla dina anställda kan du investera i HCM (Human Capital Management). Du kan investera i HXM (Human Experience Management) för att till exempel både förbättra anställdas upplevelser och för att öka engagemanget i företaget.
Vissa använder sitt ERP-system som personalregister, men det saknar många grundläggande HR-funktioner som till exempel analys som kan bidra till att få ned sjukfrånvaro. Med HR-masterdata kan du få upp synkroniserade personalupplysningar i olika slags program, till exempel både i ERP och HR-systemet.
- ERP täcker hela spektrat av affärsprocesser, ett HR system (eller HRS) är en del av detta.
- HRIS fokuserar på administrativ HR. Tids- och ressursstyrning, lön, rapporter och liknande. Ett mer statiskt system.
- HRM (eller HRMS) inkluderar strategisk HR-hantering, såsom rekrytering, onboarding, planering och så vidare, med mer dynamik i processer och flöden.
- HCM och HXM erbjuder ytterligare möjligheter att utveckla dina anställda och ditt företag.
Er du nyskjerrig på våre tjenester? Les mer.
Digital transformation i HR-arbetet
En av dagens största utmaningar för många organisationer är den digitala transformationen. Det är dock viktigt att förstå att det inte räcker att bara införa ett nytt HR-system och fortsätta arbeta som tidigare. En framgångsrik digital transformation innebär en kulturell och processmässig omställning, där nya arbetssätt effektiviserar verksamheten och minskar risken för fel.
Med hjälp av automation och centraliserade plattformar kan företag minska sin administrativa börda, förbättra medarbetarupplevelsen och frigöra tid för strategiska initiativ. Genom att anpassa arbetsflöden till systemets funktionalitet och använda AI-drivna insikter kan man också få bättre kontroll och analys av HR-data. Denna omställning kräver dock stöd från ledningen och en tydlig plan för förändringsledning.
- Ett nytt system ger helt nya möjligheter, det handlar inte bara om att effektivisera existerande processer.
- Tänk på att du också behöver underlätta en kulturell och processmässig omställning.
- Alla ändringar ställer krav till förändringsledning och generellt stöd från ledningen.
- Med AI-drivna insikter kan du få bättre analys av HR-data.
Vad kostar bra HR-verktyg?
Priset på HR-verktyg varierar beroende på funktionalitet och leverantör. Generellt kan kostnaderna bero på antalet användare och anpassningsbehov.
- Utvärdera kostnaderna i förhållande till potentiella besparingar.
- Överväg kostnaderna mot de möjliga vinsterna.
- Investera i ett skalbart system som kan växa med ditt företag.
- Undersök olika leverantörer och deras priser.
- Hitta det system som passar bäst för ditt företag.
Vill du ha ett konkret pris?
Hur väljer man rätt HR-system?
För att välja rätt HR-system bör du överväga dina specifika behov, budget och framtida tillväxtplaner. Det är viktigt att välja ett system som kan anpassas till ditt företags unika krav. Tänk både på nu situationen och din framtidsvision. Just nu behöver du lista dina aktuella behov, men det är också viktigt att kontakta rådgivare för att bli medveten om nya möjligheter som finns i moderna system, så att du kan överväga att lägga till mer till din lista. Med tillgång till moduler för framtida behov kan du enklare utöka funktionaliteten senare.
Satsa på ett användarvänligt system för både HR, som ofta är tidspressade, och för anställda som vill ha en bra mobilapp. Molnbaserade system har blivit standard, och med bra API:er kan du integrera med andra system. Undersök kostnads- och prisstrukturen för att se om systemet passar ditt företags storlek och budget. Tänk på serviceavtal—support och underhåll är mycket viktigt. Undersök recensioner och se om din partner eller leverantör till och med har vunnit priser.
- Kartlägg dina behov och prioritera funktioner.
- Jämför olika system och deras styrkor och svagheter.
- Tänk på framtida skalbarhet och möjliga moduler.
- Se till att ditt system är bra anpassat för svenska krav och behov.
- Många anställda uppskattar en mobilapp.
- Testa systemet innan du implementerar det.
- Se till att du får modern AI som kan leverera bättre kvalitet.
- Få bra support och servicavtal.
- Kontakta rådgivare hos leverantörerna. Du får alltid goda råd oavsett om det blir en match eller inte.
Börja gärna med att boka ett möte med en av våra rådgivere.
Lokala anpassningar och system som fungerar bra i Sverige
För att få ut mesta möjliga av ett HR-system är det viktigt att det är anpassat efter lokala förhållanden och lagar. I Sverige innebär detta att systemet ska följa svenska arbetslagar, skatteregler och kollektivavtal, samt erbjuda stöd för svenska språket. Det finns lokala svenska krav vid permitteringar som du måsta ha samlat data för att följa.
Populära HR-system i Sverige
- SAP SuccessFactors: Ett omfattande HR-system som är väl anpassat för den svenska marknaden med stöd för lokala regler och processer. För större företag.
- Workday: Ett alternativ för större företag. (lokal tilpasning i norsk artikkel)
- SAP Fiori: Erbjuder ett användarvänligt modernt gränssnitt och kan skräddarsys för att möta svenska företags specifika behov.
- Hibob och Catalyst One: Vanligare bland små och mellanstora företag. (lokal tilpasning i norsk artikkel)
- Andra lösningar: Se på till exempel Capterra eller andra sidor som listar upp programvara.
- Hailey och lokala HR-lösningar: Det finns även svenska leverantörer som erbjuder HR-system utvecklade specifikt för svenska företag. Hailey är ett nytt svenskt system som ser ut att vinna popularitet bland de minsta. (lokal tilpasning i norsk artikkel)
Fördelar med lokala anpassningar
Med lokala anpassningar får du tillgång till ledande internationella lösningar. Om du har en svensk partner får du färdiga anpassningar som hanterar regler för svensk frånvaro, semester och liknande. Du kan lättare integrera med lönesystem som är vanliga i Sverige. För många är språket också viktigt.
- Efterlevnad av lagar och regler: Säkerställer att företaget följer alla aktuella svenska arbetslagar och skatteregler.
- Kulturell relevans: Anpassning till svensk arbetskultur och praxis förbättrar användarupplevelsen.
- Integration med lokala system: Möjlighet att integrera med svenska lönesystem, banker och myndigheter för en smidigare verksamhet.
- Support på svenska: Många anser att detta är så viktigt att de ser det som ett absolut krav.
Genom att välja ett HR-system som är optimerat för Sverige kan ditt företag effektivisera HR-processerna samtidigt som du säkerställer efterlevnad och förbättrar medarbetarnas upplevelse.
HR, masterdata och Fiori från SAP?
SAPs lösningar, inklusive HR, masterdata och Fiori, erbjuder omfattande verktyg för att hantera och optimera dina affärsprocesser. Fiori ger en intuitiv användarupplevelse som förbättrar effektiviteten och användarnas tillfredsställelse.
- SAP erbjuder integrerade lösningar för hela företaget.
- Fiori har ett modernt och användarvänligt gränssnitt.
- Master data management säkerställer konsekvens och noggrannhet.
- SAP-lösningar kan skalas efter dina behov.
SAP SuccessFactors
SAP Successfactors är en omfattande HRIS som stöder alla aspekter av HR-ledning. Från rekrytering till pension, SuccessFactors erbjuder en kritikerrosad komplett lösning för att hantera din personalstyrka.
- Omfattande HR-funktionalitet.
- Integration med andra SAP-lösningar.
- Skalbarhet för växande företag.
- Användarvänligt och intuitivt gränssnitt.
Sammanfattning
HR- och ERP-system är ovärderliga verktyg för moderna företag som vill optimera sina processer och förbättra medarbetarupplevelsen. Genom att investera i rätt system kan du uppnå betydande förbättringar i effektivitet och tillfredsställelse.
Tänk också på utvecklingen inom AI. I SAP kan du använda copilot Joule, som du kan fråga frågor. Den är tränad på företagets policy och kan också utföra ändringar direkt i systemet så du slipper att leta och gå via menyer. Frågar du hur du uppdaterar ett kostställe så kan den gå in och uppdatera direkt.
- Välj ett system som passar just dina behov.
- Investering i HR- och ERP-system ger långsiktiga fördelar.
- Användarvänliga system förbättrar medarbetarnas upplevelse.
- Skalbara lösningar säkerställer framtida tillväxt.
- Köp in stora HR-system från en partner som har färdiga lokala anpassningar.
